Coordinateur Groupes & Séminaires H/F - NH Paris Gare de l'Est

Quelle sera votre mission?

En tant que Coordinateur(trice) Groupes & Séminaires vous assurez le suivi opérationnel des groupes et événements au sein de nos hôtels parisiens.

Ce poste ne comporte pas de mission de prospection commerciale.

Véritable chef d'orchestre sur le terrain, vous prenez le relais une fois le contrat signé et garantissez la parfaite organisation des prestations jusqu'au départ du client.

Vous travaillez sous la responsabilité de la Responsable Commerciale Interne et en étroite collaboration avec l'ensemble des services de l'hôtel afin de garantir une expérience client irréprochable.

Vous intervenez pour trois hôtels 4* situés à Paris :

• Hôtel 4* – 87 chambres, avec restaurant (46 couverts)
• Hôtel 4* – 101 chambres
• Hôtel 4* – 207 chambres, disposant de 5 salles de séminaires (capacité maximale : 70 personnes)

Quelles seront vos responsabilités?

Gestion des dossiers groupes et séminaires

• Prendre en charge les dossiers après signature du contrat
• Assurer le suivi administratif et opérationnel des événements
• Gérer les rooming lists, routings et informations clients
• Coordonner les demandes particulières des organisateurs
• Contrôler les prestations réalisées et préparer la facturation
• Assurer le suivi des règlements, reportings et statistiques d'activité

Coordination opérationnelle des séminaires

• Organiser et contrôler la préparation des salles
• Superviser les mises en place réalisées par les équipiers
• Vérifier la conformité des installations avant l'arrivée des clients
• Assurer une présence terrain pendant les événements
• Être l'interlocuteur privilégié des organisateurs sur place
• Anticiper et résoudre les imprévus opérationnels

Gestion des prestations de restauration

Particularité importante du poste : l'établissement ne dispose pas d'une équipe dédiée aux séminaires.

À ce titre, vous êtes responsable de l'organisation et de la coordination de toutes les prestations Food & Beverage liées aux groupes et séminaires :

• Pauses café
• Cocktails
• Déjeuners
• Buffets
• Accueils gourmands

Vous travaillez en collaboration avec l'équipe petit-déjeuner, qui assure la production en cuisine, et avec les équipiers en charge des mises en place.

Vous veillez à la disponibilité des produits, au respect des commandes et à la bonne exécution des prestations.

Gestion des stocks et approvisionnements

• Réaliser les inventaires liés à l'activité groupes et séminaires
• Passer les commandes de consommables et fournitures
• Gérer les stocks de papeterie séminaire
• Gérer les approvisionnements liés aux pauses et cocktails
• Contrôler les niveaux de stock et anticiper les besoins

Support technique

• Vérifier le bon fonctionnement des équipements audiovisuels
• Assister les clients sur les installations simples
• Faire le lien avec le service technique en cas de besoin

Qu'attendons-nous de vous?

Nous recherchons avant tout une personne de terrain qui aime l'organisation et la coordination opérationnelle.

Vous êtes :

• Organisé(e) et rigoureux(se)
• Réactif(ve) face aux imprévus
• Capable de gérer plusieurs événements simultanément
• À l'aise pour coordonner différentes équipes
• Orienté(e) satisfaction client
• Autonome et force de proposition

Vous maîtrisez :

• Les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Le français et l'anglais à l'oral comme à l'écrit
• L'environnement hôtelier ou événementiel

Une expérience en hôtellerie, événementiel, séminaires ou restauration est fortement appréciée.

Pourquoi nous choisir?

Chez Minor Hotels Europe & Americas, nous nous engageons à offrir à nos employés une expérience professionnelle passionnante. Notre parcours est nourri par la passion et l'engagement de nos équipes qui bénéficient également de nombreux avantages:

• Une expérience internationale avec plus de 150 nationalités représentées. 
• Des opportunités de carrière et de développement au sein du groupe. 
• Une offre de formation riche et variée. 
• Des initiatives de bien-être p.ex. des conditions de travail flexibles. 
• Des programmes de reconnaissance des employés p.ex. les "Memorable Dates". 
• Un programme de développement durable et la possibilité de participer à des activités de volontariat.
• Des tarifs préférentiels pour les employés sur les nuitées dans tous nos hôtels et d'autres avantages exclusifs de notre programme de fidélité.